TPM推進 - 事務改善 內容及要點-精益智造改善中心

 TPM專題知識     |      精益智造改善中心    |      2018-04-02

TPM是全員參與的持久的集體活動,沒有間接管理部門的支持,企業實施TPM精益化管理是不可能持續下去的。事務改善是間接管理部門的事務革新活動,活動的內容包括對生產管理事務、銷售管理事務、行政后勤管理事務以及其他間接管理事務的改善。事務改善的目的是改善管理系統,消除各類管理損耗,減少間接工作人員,提高辦事效率,更好地為生產活動服務。

事務改善管理對企業的發展具有重要的推動作用,企業必須找到完善事務改善管理的主要措施。事務改善管理的核心在于設置合理、有效的行政管理規章制度和組織結構,使各部門、各崗位在行政管理部門的協調下處于良好的運作狀態。

間接部門損失類型

間接部門被企業視為收集、加工和提供情報的“事務工廠”。從這個角度看,間接部門同樣存在著不少事務效率損失。在間接部門中,最有代表性的損失有兩大類:時間損失和品質損失。
 
一、時間損失
 
間接部門中的時間損失主要來自以下四個方面:

1、事務處理延誤
 
例如,月底進行的事務處理與結果報告應該及時送達經營階層和管理階層,如果中間有所拖延,必然會造成行動的延遲。
 
2、尋找文檔的時間
 
尋找文件和檔案的時間是最典型的時間損失,如果文件的管理者不在,無法迅速找到文件,很可能會耽誤重要事務。
 
3、情報信息提供延遲
 
任何科學決策都要建立在充分、詳細的情報信息基礎之上。企業高層要想正確地認識現狀,必須參考適時、適量的情報,如果情報提供延誤,制定的決策比對手慢一步,就可能會使企業陷入危機。
 
4、會議的時間

最大的時間浪贊往往出現在會議時間的不可控上。統計資料表明,90%以上的企業內部會議都是沒有效率的。
 
二、品質損失
  
間接部門所制作的傳票(計劃書)、報告文件的品質對根據這些文件采取具體行動的生產部門具有很熏要的意義。一旦出現文件傳送錯誤或遺漏等情況,就很可能造成品質損失。
    
雖然在部門內部發現這種錯誤時可以重寫或補足,但是已經造成了時間的損失。如果有錯誤的傳票(計劃書)流到后續流程,帶來的損失可能會很大,尤其在當今信息流通速度極快的情況下,當發現錯誤時,資料可能已經被嚴重誤用,由此花在補救措施上的成本往往是人工作業時期的數十倍甚至無可計數。因此,避免不良品流到后續流程是間接部門工作的基本原則。
 
三、事務改善的要點
 
企業正常運轉的前提是有序的管理。企業要想進一步壯大,就必須將事務管放在同經濟利益同等重要的位置來考慮,企業高層尤其要立“精益化管理出效益識,進一步優化管理體系,為企業發展提供組織保障。因此,企業在進行事務改善意以下幾個要點:
    
(1)要建立一套完整的管理體系。企業從上級部門到下級部門都要有一個完程,這個流程不僅要十分健全,而且要十分明確。哪個部門應對哪個部門負責,一定要明確。這樣做可以明確責任制,建立清晰的問責機制。
    
(2)要充分利用現代化資源。隨著現代化網絡的發展,企業管理要將一系列的操作程簡便化、清晰化,這樣做不僅可以節省管理資源、提高管理效率,同時也可以將企業一系列事務公開,將獎懲制度公之于眾,真正地激勵員工。  
 
(3)事務管理必須聯系企業實際,做到具體問題具體分析。每個企業都有自己的情況與特點,可以參考國內外先進企業的管理策略,但是一定要符合自身的發展情況。

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